Sammandrag

Arbetsgruppens uppgift var att kartlägga hur man kan säkerställa förvaringen och tillgängligheten av elektroniskt material samt hur man kan garantera nyttan och effektiviteten av investeringar som har fått offentlig finansiering. Vidare hade arbetsgruppen i uppgift att utreda hur man på ett ändamålsenligt sätt på nationellt plan kan ordna förvaringen och användningen av elektroniskt material.

Arbetsgruppens uppgift var att

1. göra upp principer på nationell nivå för långtidsförvaring och användning av elektroniskt material
2. göra upp en plan för långtidsarkiveringen och för de ansvariga parterna. I första hand skulle arbetsgruppen koncentrera sig på hur man ska förvara det material över en lång tid som inrättningar och ämbetsverk i lagstadgad ordning producerar inom undervisningsministeriets förvaltningsområde och hur användningen skall organiseras med beaktande av planerade lagändringar. Objekt för kartläggningen var i andra hand övrigt material av betydelse, t.ex. långtidsförvaring av öppna publikationsarkiv och forskningsmaterial samt deras användbarhet.
3. kartlägga vilket slags gemensam teknisk infrastruktur (apparater, programuppsättningar samt standarder) som parter som ansvarar för långtidsförvaring har nytta av
4. lägga fram ett förslag på modeller för att administrera och finansiera den gemensamma tekniska infrastrukturen samt att göra upp nödvändiga planer och kostnadsberäkningar för att verkställa dem
5. kartlägga hur anslutande kunnande och relaterad forskning i ämnet borde utvecklas

En ökande del av myndighetsdokumenten, bl.a. av de vetenskapliga publikationerna, musik- och övriga fonogram samt radio- och tv-program produceras digitalt. Material i elektronisk form uppstår också när kulturarvsmaterial i tryckt eller i annan analogisk form förs över i digital form. Förvaringen av nationellt kulturarvsmaterial har i princip i Finland skyddats med hjälp av lagstiftning. I praktiken saknas dock tydliga riktlinjer och gemensamma lösningar för långtidsförvaring av elektroniskt material.

Arbetsgruppen anser att det helhetsbaserade målet för långtidsförvaringen och användningen av elektroniskt material är viktigt och att det berör hela den offentliga förvaltningen. Syftet är att i etappvis och med hjälp av tätt samarbete mellan olika aktörer och gemensam resurstillförsel närma sig den helhetsbaserade målsättningen. Med ett gemensamt informationssystem för långtidsförvaring av digitalt material kan man dels stödja organisationernas egna verksamhetsmodeller och -processer samt öka mängden gemensamma verksamhetsmodeller och -processer i organisationerna. En centraliserad lösning för långtidsförvaring främjar den offentliga förvaltningens produktivitet.

Arbetsgruppen föreslår att minnesorganisationerna som en princip för att utveckla verksamheten och processerna ställer upp de helhetsbaserade riktlinjer som man har gjort upp inom statsförvaltningen. Den effektiva informationsbehandlingen som processerna kräver och motsvarande informationshantering inkl. stödjande datasystem är centrala. Minnesorganisationerna skall utöver detta ta i bruk gemensamma principer inom alla enheter där man arbetar med att förvara material i digital form. Speciellt omfattar detta den offentliga förvaltningen.

Arbetsgruppen föreslår som sin första åtgärd att man tillsätter ett nationellt utvecklingsprojekt för att utveckla långtidsförvaringen. Projektet omfattar minnesorganisationerna och övriga aktuella parter. Utvecklingsprojektet förläggs till arkivverket där avsikten är att planera och precisera kravdefinitionerna på hur man bygger upp ett informationssystem för långtidsförvaring av material av olika slag. Arbetsgruppen föreslår att projektet får en styrgrupp med representanter för centrala minnesorganisationer och övriga centrala aktörer.